Zarządzanie czasem w praktyce

Zarządzanie czasem w praktyce

Jestem osobą dość pracowitą. Prowadzę dwie strony internetowe (karolinapiotrowska.com oraz cud-narodzin.pl), w przygotowaniu są jeszcze dwie inne. Piszę książki. Prowadzę szkolenia stacjonarne i on-line. Występuję publicznie. Nagrywam podcasty, hipnozy i relaksacje. Mocno rozważam wprowadzenie nagrań video 😉 Poza tym normalnie pracuję w gabinecie terapeutycznym w centrum Szczecina. Mam też dom, dwójkę dzieci i całą masę planów wyjazdowych. Wolontariacko prowadzę fundację Lepszy Poród.

I moja doba ma 24 godziny.

PODSTAWOWY BŁĄD

Kiedyś chciałam, aby wszystko działo się na raz. Strony działały, zamówienia spływały, klienci walili drzwiami i oknami 🙂 Moja własna zachłanność sprawiła, że wpadłam w pułapkę nadmiaru pracy i zupełnego braku odpoczynku. Moje całe życie to była jedynie praca. Od rana do nocy. Cały czas. Bo przecież tyle jest do zrobienia.

Myślę, że taki etap zachłanności na pracę, entuzjazmu i ekscytacji jest w porządku na początku. Jednak nawet wtedy należy pilnować aby odpowiednio zbilansować czas między aktywnością a wypoczynkiem. Dla własnego dobra (i dobra swojej firmy) potrzebujesz przestrzeni, oddechu i odskoczni od pracy.

WIELOZADANIOWOŚĆ

Wbrew pozorom posiadanie kilku głównych zajęć dla niektórych typów ludzi jest dobrym pomysłem. Właśnie Ci, którzy angażują się bez reszty w swoje zadania mogą dzięki temu przełączać się między obowiązkami i nie pozostawać na stałe w jednej przestrzeni.

Moje podstawowe założenia dotyczące zarządzania czasem (w kontekście pracy):

  1. tworzę plan – choć niekoniecznie później się go trzymam. Mam jednak przed sobą kwartalną perspektywę tego co w danym okresie chcę, aby wydarzyło się w mojej firmie. Co więcej, jest to plan, który jest REALISTYCZNY i jego głównym celem nie jest wepchnięcie jak największej ilości zadań w krótki okres czasu a realne dostosowanie obowiązków do posiadanego czasu pracy. GŁÓWNA ZASADA, którą się posługuję przy układaniu planu brzmi: na pracę masz 8h dziennie.
  2. określam zadania kluczowe i ich konkretne daty – są jak kamienie milowe w rozwoju działalności. Zaznaczam je w planie i realizuję zwykle jako pierwsze, wtedy gdy mam jeszcze dużo zapału i ochoty.
  3. przestrzegam porannej pozytywnej rutyny – bo dzięki niej zdecydowanie zwiększa się moja wydajność. Zawsze i codziennie. Nawet wtedy, gdy mi się nie chce… a właściwie to szczególnie wtedy 🙂
  4. robię jedno zadanie w ciągu określonego czasu – nie skaczę z kwiatka na kwiatek, wyznaczam realne ramy czasowe, np. sprawy księgowe 2h/tygodniowo, pisanie tekstów na blogi 15h/tygodniowo. W moim przypadku najlepiej sprawdza się podział na dni tygodnia. Mam dzień na pisanie, dzień na marketing, dzień na planowanie i poszerzanie wiedzy oraz dwa dni w tygodniu, gdy pracuję w gabinecie.
  5. pozwalam sobie na odstępstwa – po nadrzędną zasadą jest dla mnie radość z robienia tego, co robię. Jeśli więc czuję, że zaczyna jej brakować idę uzupełnić akumulatory.
  6. automatyzacja – to co się da zrobić automatycznie automatyzuję. Wymaga to początkowego czasu na szkolenie się w nowej technologii jednak z perspektywy długoterminowej pozwala na czasowe oszczędności
  7. zlecam zadania podwykonawcom – jeśli widzę, że są rzeczy z mojego planu, których samodzielnie nie jestem w stanie zrealizować w zakładanym czasie szukam odpowiednich osób do współpracy.

W życiu prywatnym stosuję podobne zasady organizacji czasu, choć tutaj daję sobie jeszcze więcej luzu i miejsca na spontaniczność.

Wiedza, która pomaga zarządzać czasem – a jeszcze bardziej realizować postawione sobie cele:

  • niczego nie musisz – serio, nie musisz realizować swoich planów, spełniać marzeń, sprzątać, gotować. Nie musisz. Możesz żyć w brudnym mieszkaniu, mieć pustki w lodówce i głodne dzieci. Możesz. Ale nie chcesz. Jednak gdy mówisz do siebie „Muszę to i tamto, i jeszcze tamto” stwarzasz ogromną presję. Dla niektórych jest ona tak duża, że aż utrudnia podjęcie działania. Zamiast tego mów lepiej o rzeczach, które CHCESZ. Chcę zarabiać dwa razy tyle co dzisiaj. Chcę mieć ładny dom. Chcę, żeby moje dzieci były najedzone. Prawda, że inaczej brzmi?
  • masz tyle czasu ile tylko potrzebujesz – osoby, które szukają rozwiązań z zakresu zarządzania czasem często chcą SZYBKO i DUŻO, a przy okazji w krótkim czasie. Tworzy się więc złudzenie braku czasu i wieczny pośpiech. Co z kolei rodzi więcej napięcia i stresu… Weź wdech i poszukaj odprężenia. Jest takie buddyjskie powiedzenie „wszyscy powinni medytować pół godziny dziennie, z wyjątkiem tych, którzy nie mają czasu  – oni powinni godzinę”
  • zaakceptuj, że nie wszystko zostanie zrealizowane – tworząc moje plany na kwartał zakładam w nich, że moja wydajność będzie wynosić jakieś 1000% (słownie: tysiąc procent). Dlatego kiedy już je napiszę nie tylko ustalam daty wykonania poszczególnych etapów pracy. Od razu wykreślam 30% z rzeczy, które wypisałam! Na starcie! Potem wybieram maksymalnie 10%, które są kluczowe do zrealizowania w danym okresie. Na koniec, przy podsumowaniu kwartału, jeśli wykonałam więcej niż to kluczowe 10% stawiam sobie dobrego drinka.

Comments

comments

About Author

Karolina Piotrowska

Pomagam ludziom zrelaksować się i odpocząć. W spokoju zdecydowanie łatwiej jest zauważyć jak wiele mamy powodów do radości i zadowolenia. Z wykształcenia jestem psychologiem, szczególnie interesuje mnie neuropsychologia i seksuologia. Niezwykła więź między umysłem a ciałem oraz naszymi myślami i emocjami. Jeśli masz pytania, skontaktuj się ze mną!

Related posts